MNews Service: Infos zur Registrierkassenpflicht ab 2016

Geschrieben von: Mondsee News Redaktion 12. November 2015 Unter Allgemeines Hinterlasse einen Kommentar

Alle Angaben ohne Gewähr!

Die sogenannte Registrierkassensicherheitsverordnung, kurz RKSV, ist in der Entwurfsphase und soll bis 01. Jänner 2017 umgesetzt werden. Zudem gibt es vom Bundesminister für Finanzen eine Verordnung, die das Führen von Büchern und Aufzeichnungen erleichtert. Auch die Registrierkassenpflicht und die Belegerteilungspflicht nach der Barumsatzverordnung, BarUV 2015 fallen darunter. Nach § 131b BAO BGBl. I Nr. 118/2015 besteht die Pflicht Registrierkassen mit einer entsprechenden technischen Sicherheitseinrichtung so zu schützen, dass sie nicht manipuliert werden kann. Dazu gibt es technische Detailspezifikationen für die Sicherheitseinrichtung, die in der Anlage der Registrierkassensicherheitsverordnung beschrieben sind. Sie wurden zudem notifiziert und aufbereitet im Hinblick auf Codebeispiele, die für eine Übernahme oder Kontrolle nötig sind. Bei den Codebeispielen handelt es sich um frei verfügbare.

Wer braucht eine Registrierkasse?

Alle Unternehmen, die einen Jahresumsatz von 15.000 Euro oder einen Barumsatz von 7.500 Euro überschreiten, sind verpflichtet zur elektronischen Aufzeichnung aller Transaktionen.
Kreditkarten, Bankomatkarten und Gutscheine werden dabei wie Barumsätze gewertet und gehören damit auch dazu.
Das Erfassen von Hand reicht mit Inkrafttreten der Pflicht nicht mehr aus.
Alle Betriebe, auch diejenigen, die die Umsatzgrenze unterschreiten, müssen ab dem 01. Jänner 2016 einen Beleg für Barzahlungen ausstellen und ihn dem Käufer übergeben.
Der Kunde ist verpflichtet, den Beleg anzunehmen und ihn solange aufzubewahren, bis er die Geschäftsräume verlassen hat.
Das ist wichtig, falls es zu einer Kontrolle kommt. Kunden werden nicht bestraft, aber sie haben eine Mitwirkungspflicht.

Ab wann brauche ich die Registrierkasse?

Jeder Unternehmer muss, wenn der vierte Monat nach dem Voranmeldungszeitraum begonnen hat, die Registrierkasse nutzen. Das gilt ab dem ersten Überschreiten der Umsatzgrenzen, aber nicht vor dem 01.01.2016.

Beispiele:

Hat beispielsweise ein Unternehmen im September 2015 oder auch davor die Umsatzgrenze überschritten, muss er ab dem 01.01.2016 die Registrierkasse nutzen, wenn es einen monatlichen Voranmeldungszeitraum hat.

Unterliegt ein Unternehmen dem Vierteljährlichen Voranmeldungszeitraum und hat im November 2015 die Umsatzgrenzen überschritten, fällt es ab dem 01.04.2016 unter die Registrierkassenpflicht.

Überschreitet das Unternehmen die Umsatzgrenzen im folgenden Jahr nicht, und es kann durch besondere Umstände abgesehen werden, dass sie in der weiteren Zukunft auch nicht überschritten werden, dann ist die Registrierkassenpflicht gemäß § 131b BAO ab dem darauffolgenden Kalenderjahr nicht mehr gegeben. Das kann zum Beispiel bei einer geplanten Aufgabe des Unternehmens sein. Beispielsweise hat ein Unternehmen im Jahr 2017 die Registrierkassenpflicht und einen Gesamtumsatz von 12.000 Euro, es ist aber absehbar, dass es im Jahr 2018 auch nicht mehr als 15.000 Euro werden, erlischt die Registrierkassenpflicht ab dem 01.01.2018. Von der Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht ist ein Unternehmen dennoch nicht befreit. Diese besteht weiterhin und ist unabhängig von der Registrierkassenpflicht.

Gibt es eine Schonfrist für die Anschaffung der Registrierkasse?

Vom 1. Jänner 2016 bis 31. März 2016 braucht der Unternehmer nach vgl. § 25 Finanzstrafgesetz (FinStrG) keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen befürchten, wenn er die Registrierkassenpflicht während dieser drei Monate nicht erfüllt. Es gibt keine finanzstrafrechtliche Verfolgung durch Behörden, aber dafür eine proaktive Unterstützung der Abgabenbehörden und ihrer Organe.

Kann das Unternehmen glaubhaft versichern, warum die Registrierkassenpflicht zwischen dem 01. April 2016 und dem 30. Juni 2016 nicht erfüllt wird, braucht er auch hier keine Angst vor finanzstrafrechtlichen Konsequenzen zu haben. Plausible Gründe können Lieferschwierigkeiten von einem Kassenhersteller oder Probleme bei der Softwareinstallation mangels speziellem IT-Service sein. Auch dass der Unternehmer und seine Mitarbeiter nicht zeitgerecht auf das Kassensystem geschult werden konnten, ist ein anerkannter Grund.

Wichtig: Allerdings gilt das für beide Zeiträume nicht, für die Verfolgung und Bestrafung, wenn Abgaben hinterzogen oder verkürzt werden.

Welche Informationen müssen auf den Belegen abgedruckt werden?

Natürlich muss das Unternehmen benannt sein.
Eine fortlaufende Nummer, die eine oder mehrere Zahlenreihen hat und spezifisch für jeden Geschäftsvorfall einmalig vergeben wird, um ihn eindeutig identifizieren zu können.
Das Datum, wann der Beleg ausgestellt wurde.
Neben der Menge muss auch die handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung angegeben werden.
Der Betrag, der bar entrichtet wurde, darf ebenfalls nicht fehlen.

Werden technische Sicherheitseinrichtungen verwendet, sind weitere Informationen nötig.

Die Kassenidentifikationsnummer.
Datum und Uhrzeit von der Ausstellung des Belegs.
Die Aufschlüsselung des Betrags nach Steuersätzen.
Ein maschinenlesbarer Code.

Das Unternehmen benötigt eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung der Belege und muss sie sieben Jahre aufbewahren, wie die anderen Unterlagen für die Buchhaltung. Lediglich die „Kalte-Händeregelung“ stellt eine Ausnahme dar. Beispielsweise sind Feuerwehrfeste und ähnliche und bestimmte Automaten von der Belegerteilungspflicht befreit.

Was ist die technische Sicherheitseinrichtung?

Die Kasse muss ab dem 01. Jänner 2017 eine technische Sicherheitseinrichtung gemäß § 131b Abs. 2 haben, die eine nachträgliche Manipulation verhindert. Bei der Sicherheitseinrichtung werden die Barumsätze über eine elektronische Signatur verkettet. Dafür gibt es ebenfalls einige Vorgaben, die es einzuhalten gilt. Es muss eine Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit eingerichtet werden. Weiterhin sind der Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 und die Kassenidentifikationsnummer wichtig. Dieses Zertifikat muss jedem Unternehmen vorliegen. Bei einem Zertifizierungsdiensteanbieter (ZDA) im EU/EWR-Raum oder in der Schweiz kann das nötige Signaturzertifikat bezogen werden. GLOBALTRUST oder A-Trust sind die beiden für Österreich verfügbaren.

Warum gibt es die Registrierkassenpflicht überhaupt und ist jemand davon ausgenommen?

Durch die Registrierkassenpflicht sollen Schwarzumsätze vermieden werden. Weiterhin sollen die Abgabenverkürzung vermieden und eine Wettbewerbsgleichheit zwischen Unternehmen hergestellt werden.

Es gibt eine Erleichterung für die so bezeichneten mobilen Gruppen, die Barumsätze haben, diese aber nicht in, sondern außerhalb ihrer Betriebstätte erbringen. Dazu gehören beispielsweise Tierärzte, Ärzte, Fremdenführer oder Reiseleiter. Sie können ja schlecht die Registrierkasse mit sich herumtragen. Erbringen sie eine Leistung, müssen sie dafür einen Beleg ausstellen, den sie dann, wenn sie wieder in ihrem Unternehmen sind, nachträglich erfassen.

Welche Registrierkasse brauche ich bzw. was muss sie können?

Unter Registrierkassen fallen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die die einzelnen Bareinnahmen dokumentieren und zur Losungsermittlung. Dabei muss es keine klassische Kasse sein, es kann sich auch um eine Waage und Taxameter handeln, das über eine Kassenfunktion verfügt. Serverbasierte Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktionen sind darüber hinaus genauso möglich.

Auf jeden Fall muss die Registrierkasse den Vorgaben der Kassenrichtlinie (KRL 2012) unterliegen. Sie muss

Bareinnahmen erfassen können
die entsprechenden Belege ausstellen können, die nach den Anforderungen des § 132a BAO aussehen müssen.
Ab dem 01.01.2017 braucht die Kasse zudem eine technische Sicherheitseinrichtung, deren genaue Regelung in der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) hinterlegt ist
Vor der Registrierkassenpflicht kann sich keiner drücken. Die Organe der Abgabenbehörde führen Kontrollen durch, ob Unternehmen Kassen verwenden. Darüber hinaus prüfen sie auch, ob die Kassen den gesetzlichen Anforderungen unterliegen.

Was kostet eine Registrierkasse?

Registrierkassen gibt es von einfachen Modellen bis hin zu großen Modellen, die viel mehr können. Die Kosten werden sich wohl so zwischen 400 und 1.000 Euro für die einfachen Modelle bewegen, wenn das entsprechende Sicherheitssystem dabei ist. Bei den umfangreicheren Modellen liegen die Kosten voraussichtlich entsprechend höher.

Ich habe bereits eine Registrierkasse – Kann ich diese aufrüsten?

Eine Umrüstung der Registrierkasse ist in vielen Fällen möglich. Allerdings liegen die Kosten für die entsprechenden Sicherheitssysteme auch bei 400 bis 1.000 Euro. Es ist hier also wichtig, sich genau zu informieren und zu vergleichen, um das für einen selbst beste Modell zu finden.

Gibt es steuerliche Vorteile?

Der eine neue Registrierkasse kauft oder seine bestehende aufrüstet, kann dafür in der jährlichen Steuererklärung im Beilagenformular E 108c eine Prämie von 200 Euro beantragen. Zudem kann die Kasse im Jahr der Anschaffung unbegrenzt abgesetzt werden.